Facility management: la manutenzione del costruito in digitale

Il Building Information Modeling è un metodo di lavoro che ha il grande vantaggio di poter essere utilizzato durante l’intero ciclo di vita di un edificio o di un’infrastruttura, dalla fase di progettazione a quella di dismissione, passando attraverso le fasi di realizzazione, gestione e manutenzione.

La sesta dimensione del Bim (6D) permette di ottimizzare la gestione e la manutenzione dell’oggetto edilizio per tutto il suo ciclo di vita, fornendo informazioni sui singoli componenti: dagli impianti tecnici alle finiture.

In pratica, riguarda il facility management (FM), la disciplina che comprende tutti i servizi  e le attività in grado di soddisfare le esigenze legate all'utilizzo di un immobile, attraverso una gestione efficiente, capillare e regolare che garantisca un ambiente di qualità alle migliori condizioni economiche possibili.

Lavorare in Bim non significa soltanto trasformare il modo di progettare e costruire, ma anche il metodo con cui si fa manutenzione di un edificio una volta che è stato realizzato. I vantaggi del facility management nella fase operativa sono diventati sempre più rilevanti, perché proprietari e committenti sono costantemente alla ricerca di nuove soluzioni per ridurre i costi e migliorare la gestione della struttura.

Facility management, una definizione

L’associazione no-profit Ifma (Institute Facility Management Association) definisce il facility management la “disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l'attività propria dell'azienda e integra i principi della gestione economica e finanziaria d'azienda, dell'architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche".

In altre parole, è il processo di progettazione, implementazione e controllo attraverso il quale le facility - quindi gli edifici e i servizi necessari a supportare e facilitare l’attività dell’azienda - sono individuate, specificate, reperite ed erogate al fine di fornire e mantenere livelli di servizio in grado di soddisfare le esigenze aziendali, creando un ambiente di lavoro di qualità con una spesa il più possibile contenuta.

Oggi si tende a parlare di facility management facendo riferimento a tutto ciò che riguarda la gestione e manutenzione degli edifici, in particolar modo per quanto concerne gli impianti (elettrici, meccanici, idraulici), il verde, la pulizia, e la vigilanza.

Il Facility Manager è quindi il responsabile aziendale che si occupa della gestione delle facility, cioè delle strutture e svolge attività di progettazione, pianificazione ed erogazione dei servizi a supporto del core business dell’azienda, aumentandone l’efficacia e la produttività.

L’integrazione fra Bim e facility management offre una serie di vantaggi.

Innazitutto, come sempre accade in ambito Bim, viene assicurata una migliore comunicazione fra tutti gli stakeholder evitando incomprensioni e conseguenti errori di progettazione. Inoltre, grazie all'accesso a informazioni dettagliate contenute nel modello si possono redarre programmi di manutenzione in maniera più semplice, diretta e completa.

Va aggiunto che in un modello Bim le valutazioni sull’intero ciclo di vita di un immobile aiutano i proprietari a prendere decisioni di acquisto consapevole e capire dove il loro denaro può essere impegnato in maniera attenta e scrupolosa. Infine, la messa a disposizione di dati ambientali ed energetici particolareggiati consentono ai gestori degli impianti di analizzare i costi e aumentare i risparmi.

Utilizzando la tecnologia Bim, i proprietari sono in grado di ottimizzare le prestazioni di un edificio per tutto il suo ciclo di vita fino alla demolizione e riconversione. Fornendo informazioni accurate e affidabili agli appaltatori, il modello Bim impedisce, o comunque riduce notevolmente, le richieste di modifiche successive.

Come si gestisce il patrimonio edile nel digitale

L’utilizzo del Bim per il facility management è oggi di estremo interesse per i grandi proprietari di immobili che intendono sfruttare al meglio le opportunità che questa metodologia offre. Se il modello Bim è orientato già in prospettiva di gestione dell’opera – come dicono gli inglesi “begin with the end in mind” (comincia avendo ben chiara quale sarà la fine) – è evidente che può diventare un importante strumento di simulazione, programmazione e attuazione per chi si occupa di organizzare la manutenzione di un edificio.

La creazione di un modello Bim di un immobile consente di organizzarne la conoscenza di ogni singolo elemento e gestire in modo automatico e strutturato gli eleborati grafici – viste o sezioni – e gli abachi dei compenenti.

L’abaco è un contenitore virtuale di elementi della stessa categoria (porte, serramenti, pavimenti, tubazioni, eccetera) visualizzabili in tabelle separate. Ogni abaco mostra tutti i campi relativi al componente, i dati geometrici, gli attributi e i relativi parametri condivisi, consentendo un accesso rapido alle informazioni. Tutti gli abachi vengono aggiornati in automatico quando si modifica il progetto.

La corretta impostazione del modello Bim fornisce una precisa descrizione dell’involucro edilizio in termini di geometria e proprietà, fornendo quindi tutti i dati necessari per  effettuare simulazioni in ambito energetico. Grazie ai formati di scambio e all’interoperabilità queste informazioni possono essere trasferite a software specifici che ottimizzano la fase preliminare di modellazione dell’edificio e consentono di ottenere la certificazione dell’edificio già in fase di progettazione in modo puntuale e preciso.

Il modello Bim rappresenta un valido aiuto anche per realizzare eventuali interventi di riqualificazione e ristrutturazione, perché semplifica la fase di analisi ed elaborazione progettuale. Nel medesimo modello si possono inserire elementi che appartengono a diverse collocazioni temporali all’interno del progetto. Per esempio, facendo riferimento all’abaco delle costruzioni e demolizioni – con la tipica visualizzazione in giallo e rosso che evidenzia lo “stato di progetto” e lo “stato di fatto” – si riescono a individuare e quantificare , con i relativi costi, gli interventi edilizi da realizzare e, se necessario, a elaborare soluzioni alternative.

Per il Bim il facility management rappresenta, quindi, il punto d’arrivo: il momento in cui tutte le informazioni e i dati, organizzati in maniera strutturale dalle fasi iniziali del processo, diventano parte integrante della manutenzione di un immobile o di una infrastruttura.

Oggi i committenti sono disposti a investire sul Bim e sulle sue potenzialità anche sul lungo periodo, perché sono consapevoli che esiste un ritorno economico considerevole. Il problema è che i Facility Manager hanno iniziato ora – soprattutto in Italia - a muovere i primi passi, spesso intervenendo solo in un secondo tempo, mentre la modalità collaborativa che sta alla base del Bim, vorrebbe che questi professionisti venissero coinvolti da subito nel processo edilizio per programmare con progettisti e imprese come strutturare le informazioni e come trasmetterle in maniera completa ed efficace per perfezionare la gestione dell’edificio.

Il superamento dei sistemi Cafm

Fino a pochi anni fa la tecnologia a supporto del lavoro del Facility Manager, il Cafm (Computer Aided Facility Management) ha contribuito a rendere sempre più importante la gestione del patrimonio edilizio in ottica di ottimizzazione delle risorse.

Questi software sono in grado di mettere in relazione gli oggetti e le planimetrie, collegando le informazioni di ogni singolo componente all’interno dell’edificio con dati di varia natura con e di gestire manutenzioni programmate e la riparazione dei guasti.

Il facility management comprende una serie di attività gestionali che richiedono competenze di tipo ingegneristico, architettonico, organizzativo e relazionale. I sistemi Cafm sono nati proprio per permettere le connessioni e gli scambi fra i soggetti coinvolti. Le informazioni di input da inserire nel data base sono complesse e non riguardano soltanto i singoli immobili, ma anche l’ambiente e il contesto urbano esterno.

Questi dati, estremamente diversi tra loro, devono essere gestiti con una tecnologia che permetta di controllarli e metterli a confronto. Uno dei problemi dei sistemi Cafm risiede proprio nelle informazioni di input che spesso vengono rese disponibili solo alla fine del processo, quindi nelle fasi di costruzione o messa in esercizio dell’opera e in genere arrivano alle società di facility management in modo disomogeneo e da fonti differenti.

La vera rivoluzione del settore della gestione delle facility è arrivata, quindi, con l’avvento del Building Information Modeling che ha permesso di superare i limiti dei tradizionali sistemi Cafm. Le lacune di questi software erano la mancanza di coerenza dei dati tra singole planimetrie, tra planimetrie e informazioni relative agli asset presenti e tra piano di manutenzione e asset.

Il Bim e il Gis (Geografic Information System, sistema informatico in grado di associare dei dati alla loro posizione geografica sulla superficie terrestre e di elaborarli per estrarne informazioni) oggi rappresentano le tecnologie più innovative da utilizzare in modo integrato con il sistema Cafm.

Tuttavia, ci sono ancora alcuni ostacoli da superare.

Il passaggio dei dati tra queste tecnologie e il Cafm in genere avviene attraverso il sistema COBie (Construction Operation Building Information Exchange) che in pratica è un foglio di calcolo Xml., un formato aperto che è possibile modificare in ogni sua parte. Il COBie è uno dei risultati più alti che la ricerca è riuscita a ottenere a livello internazionale.

Questo programma serve a catalogare e condividere dati relativi a un bene immobiliare e alle sue facilities. L’utilizzo del COBie garantisce al committente che le informazioni trasmesse dal progettista al facility manager sono complete e utilizzabili lungo l’intero ciclo di vita economica del bene. In tutte le forme di comunicazione sono indispensabili un mittente e un destinatario e, in ambito COBie, le due figure coinvolte sono le fasi del processo edilizio: quella della costruzione – progettazione e realizzazione dell’edificio – e quella della messa in opera, quindi la gestione e manutenzione dell’immobile.

Il CoBie, in sostanza, altro non è che un formato per la distribuzione delle informazioni utili all’attività edilizia e alla pianificazione degli interventi  manutentivi. Ogni voce in un foglio di lavoro è collegata a quella di un altro foglio: per esempio, per indicare che la finestra A si trova nella stanza B dell’edificio C.

I dati COBie , grazie alla loro rappresentazione strutturata, sono fondamentali anche per chi si occupa della stima dei costi e per i soggetti appaltatori, infatti consentono di variare la gestione dei dati progettuali in corso d’opera nel modo più semplice possibile: è sufficiente modificare le righe del foglio di calcolo e l’intero progetto è subito revisionato.

Gli stadi del facility management

Per riuscire a integrare al meglio la metodologia Bim e il facility management, ottenendo i massimi risultati nelle modalità di gestione di un’opera, è indispensabile che questa integrazione non venga prevista solo durante la fase operativa e di utilizzo dell’immobile, ma sia resa possibile già allo stadio di progettazione.

Questo significa inserire nel progetto iniziale anche puntuali analisi e previsioni sui costi di gestione e di manutenzione delle parti impiantistiche ed edili, con uno studio accurato sulla composizione dell’edificio in funzione dei servizi e delle attività che saranno svolte al suo interno, così da poter verificare il rispetto degli standard qualitativi e di efficienza richiesti. Il vantaggio di anticipare l’iter decisionale anche nelle attività di manutenzione sta nel ridurre sensibilmente i tempi di intervento – attraverso più dettagliata conoscenza dello stato dell’immobile – così come le eventuali problematiche che potrebbero insorgere durante la fase di costruzione.

Durante la fase di progettazione i Facility Manager possono collaborare alla scelta dei materiali e dell’impiantistica, ma anche nella organizzazione degli spazi e dell’arredamento. In questo modo, vengono definiti i diversi particolari e ottimizzati numerosi parametri, come i flussi di persone all’interno dell’edificio, il posizionamento dell’illuminazione artificiale in relazione ai diversi utilizzi dei locali, eccetera.

Grazie all’interoperabilità del Bim si riescono così a ridurre considerevolmente i costi di realizzazione, ma non solo: è possibile anche per i progettisti e i gestori degli impianti esplorare e confrontare le varie opzioni di design e sostenibilità che sul lungo termine possono condizionare i costi di gestione, ponendo quindi le basi perché il modello  contenga tutte le informazioni utili per l’utilizzo post costruzione.

Riguardo allo stadio della manutenzione il Bim dà ai proprietari immobiliari e ai Facility Manager la possibilità di far affidamento su un elenco di risorse e requisiti per ottimizzare qualunque intervento di  conservazione e ripristino dell’esistente. Informazioni come marche, modelli, istruzioni di utilizzo di ogni singola attrezzatura consentono di intervenire anche a distanza di tempo in modo mirato.

In caso di lavori di ristrutturazione, disporre di modelli “as-built” è fondamentale per progettare gli interventi  e, successivamente, per realizzarli. Fa differenza, infatti, avere una conoscenza particolareggiata del passaggio di tutta l’impiantistica all’interno dei massetti e delle pareti. Il modello aiuta a studiare l’impatto delle nuove soluzioni per l’edificio nel suo complesso: grazie al Bim se si decide di sostituire le finestre, è possibile prevedere l’impatto che avranno le diverse tipologie e non soltanto dal punto di vista architettonico, anche in tema di efficienza energetica, prima ancora che venga fatto l’ordine dei nuovi serramenti.

Non sempre, tuttavia, è possibile ristrutturare e allora bisogna valutare l’alternativa della demolizione. Il Building Information Modeling può rendere questa valutazione meno complessa con stime dei costi particolarmente accurate – sia per le spese in conto capitale che per quelle operative – e permettere ai professionisti di mettere a fuoco più facilmente la scelta migliore.

 

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