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Base, il facility management nelle scuole

Base, Buildings And Services è una società cooperativa nata otto anni fa a Milano che si occupa di gestire gli interventi tecnici e di manutenzione presso 37 edifici scolastici e residenze studentesche in Italia.

Racconta Tiziano Stoppa, consulente che si occupa di migliorare le performance aziendali di BASE – Buildings And Services che “Tra queste ci sono due grossi complessi scolastici di Milano che includono nido, scuola dell’infanzia, scuola primaria di primo e secondo grado, fino alle superiori. Ci sono poi numerose residenze per studenti a Milano, Roma, Bologna, Verona, Trieste e Genova. Ogni stabile ha un referente in Base, nella figura del Building Manager, che si occupa in toto dell’edificio, coordina i fornitori, è l’interlocutore che si interfaccia con i direttori delle strutture”.

Per incrementare le performance e rendere le operazioni più efficienti, Base ha scelto di implementare TeamSystem Enterprise Asset Management, software per il facility management e per la gestione immobiliare di TeamSystem Construction.

La scelta di adottare un gestionale è stata dettata da necessità organizzative: “In passato gestivamo la manutenzione programmata e le richieste di intervento relative a guasti tramite mail, appunti, fogli sparsi, messaggistica via telefono – spiega Stefano Re, Building Manager di Base -. Dovendo gestire 37 strutture questa modalità di operare non era sostenibile, provocava un dispendio di energie, di organizzazione e di costi, con elevato rischio di errore. Un software gestionale ci permette invece di tenere traccia degli interventi e di rispondere in modo più efficiente alle richieste: ad esempio, grazie al software posso accorpare in una giornata più lavori nella stessa struttura o nella stessa zona; oppure, avendo lo storico delle segnalazioni ricevute, ci rendiamo immediatamente conto se lo stesso impianto continua a guastarsi. Un’altra esigenza era quella di monitorare con precisione i costi: con TeamSystem Enterprise Asset Management ogni intervento può essere associato al suo costo e questo ci mette nella condizione di sapere esattamente quanto abbiamo speso per ogni segnalazione, per ogni immobile, per ogni mese, informazioni che si rivelano molto utili per stilare il budget annuale”.

TeamSystem Enterprise Asset Management è una piattaforma integrata di Property Management, per gestire l’inventario, la consistenza e il valore immobiliare, ma anche di Asset and Facility Management (gestione di impianti, asset e spazi) e di Maintenance Management (gestione dei controlli, attività programmate e interventi di manutenzione).

Tra gli aspetti operativi del programma che si sono rivelati maggiormente utili a Base, Stefano Re cita l’efficienza del fascicolatore di dati, in cui vengono organizzate e raccolte tutte le informazioni inerenti agli immobili e ai vari interventi di facility management.

Per quanto riguarda le attività programmate, un apposito modulo consente di definire la programmazione o la ciclicità delle attività di controllo, manutenzione, pulizia, ecc.

Il Building Manager di Base ha apprezzato anche la semplicità del software:È intuibile e facilmente utilizzabile, non bisogna essere esperti per lavorare un ticket, si entra velocemente nel meccanismo riuscendo così ad avere tempi strettissimi di evasione delle richieste”.

L’utilizzo del software gestionale porta vantaggi anche ai clienti di Base, cioè i direttori degli istituti scolastici e i referenti delle residenze studentesche. “Il nostro cliente può accedere a tutta la documentazione relativa al suo edificio, scaricarla, stamparla – dice Stefano Re –. Nel sistema c’è una cartella dove c’è tutto, sempre a disposizione. In più, sono disponibili le piante e la planimetria dell’edificio. Basta cliccare sul locale in cui bisogna intervenire per aprire la segnalazione che in automatico si auto-compila” .

Le planimetrie architettoniche e i layout impiantistici (impianti civili e speciali) della struttura vengono centralizzate e attività come la localizzazione degli asset sono gestibili tramite browser web. L’aggiornamento di tali elaborati grafici è molto semplice grazie all’interazione con gli strumenti CAD. Le planimetrie possono essere arricchite inserendo i dettagli degli item presenti nei vari locali dell’edificio, ognuno definito con nome, marca, modello.

Per gestire le richieste d’intervento, il sistema consente di aprire tutte le chiamate di assistenza su guasti, disservizi, emergenze, e di gestire e monitorare tutti i passaggi che portano alla soluzione del problema.

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